W związku z nadchodzącym obowiązkiem korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) chcemy zapewnić, że nasze biuro będzie dla Państwa pełnym wsparciem na każdym etapie wdrożenia tego systemu. Prosimy o kontakt z nami w razie jakichkolwiek pytań czy wątpliwości – wspólnie przeprowadzimy Państwa przez cały proces, aby przebiegł on sprawnie i bezpiecznie
Wskazówki dla przedsiębiorcy (właściciel firmy)
Niezależnie od tego, czy prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, czy zarządzasz średnią firmą – wprowadzenie KSeF będzie miało na Ciebie bezpośredni wpływ. Oto, co powinieneś zrobić i na co zwrócić uwagę:
- Sprawdź i dostosuj swoje narzędzia do wystawiania faktur.
Przeanalizuj, w jaki sposób obecnie wystawiasz faktury. Jeśli używasz programu do fakturowania lub posiadasz system księgowy – dowiedz się, czy producent oprogramowania zapewni aktualizację umożliwiającą integrację z KSeF. Większość liczących się dostawców oprogramowania już nad tym pracuje. Jeżeli dotąd wystawiałeś faktury np. w Excelu, Wordzie lub ręcznie, to teraz jest czas, by zainwestować w odpowiednie narzędzie informatyczne. Możesz skorzystać z komercyjnych programów przystosowanych do KSeF albo z bezpłatnej Aplikacji Podatnika KSeF udostępnianej przez Ministerstwo Finansów. Ważne, aby wybrane rozwiązanie pozwalało generować faktury zgodne ze strukturą e-faktury i wysyłać je do systemu KSeF w sposób jak najbardziej automatyczny. Dzięki temu unikniesz ręcznego wprowadzania danych i zminimalizujesz ryzyko błędów.
- Proponujemy oprogramowanie w przypadku jego braku do wymiany z KSEF faktur zakupu i sprzedaży
Program występuje w wersji na przeglądarkę jako aplikacja na telefon do pobrania z App Store lub Google Play.Oprogramowanie ma pełne połączenie z KSEF i ma możliwość wymiany dokumentów on-line z nami oraz możliwość opisywania dokumentów przez co nie będzie konieczności dostarczania dokumentów osobiście do biura. Pozwala to rozwijać biznes bez zmiany oprogramowania i uproszcza współpracę z biurem rachunkowym
- Zapewnij sobie dostęp do KSeF i wymagane uprawnienia.
Korzystanie z KSeF wymaga uwierzytelnienia – musisz potwierdzić swoją tożsamość jako podatnik. Już teraz możesz założyć konto w KSeF (jeśli np. masz profil zaufany lub kwalifikowany podpis elektroniczny, zrobisz to od ręki). Ustal, kto w Twojej firmie będzie odpowiadał za obsługę faktur w KSeF. Jeśli jesteś jednoosobową działalnością, prawdopodobnie będziesz to Ty sam – warto więc zdobyć narzędzie do e-podpisu lub upewnić się, że profil zaufany będzie akceptowany. Jeśli masz pracowników wystawiających faktury, możesz nadać im uprawnienia do KSeF (wymaga to zgłoszenia ich danych do urzędu skarbowego lub ustanowienia pełnomocnictwa, np. poprzez formularz ZAW-FA). Kluczowe jest, aby przed startem systemu wszyscy odpowiedzialni za fakturowanie mieli dostęp i potrafili się zalogować oraz wysłać dokument do KSeF.
- Przygotuj się na odbiór faktur przychodzących.
KSeF zmieni nie tylko sposób wystawiania faktur, ale i ich odbierania. Dotychczas zapewne otrzymywałeś faktury e-mailem lub pocztą – po wejściu KSeF Twoi dostawcy będą umieszczać faktury wystawione dla Ciebie w systemie, skąd będziesz musiał je pobrać. Upewnij się, że wiesz jak to zrobić – czy to ręcznie (logując się do KSeF i przeglądając faktury), czy automatycznie (jeśli Twój program księgowy oferuje funkcję pobierania faktur z KSeF). Pamiętaj, że już od 1 lutego 2026 r. możesz zacząć otrzymywać e-faktury przez KSeF, nawet jeśli sam wystawiać je obowiązkowo będziesz dopiero od kwietnia. Dlatego zdolność do odbioru faktur z systemu jest równie ważna, co zdolność ich wystawiania.
- Zadbaj o szkolenie i procedury wewnętrzne.
Wprowadzenie KSeF to dobra okazja, by zaktualizować firmowe procedury obiegu dokumentów. Przeszkól siebie i swoich pracowników (jeśli ich masz) w zakresie nowych zasad – jak wystawiać faktury ustrukturyzowane, jak je korygować (bo korekty faktur też będą musiały przejść przez KSeF), co robić w razie pomyłki. Warto spisać sobie małą instrukcję: np. krok po kroku proces wystawienia faktury w KSeF, sposób postępowania gdy klient będący firmą pyta o fakturę (formalnie będzie on mieć dostęp do niej w KSeF, ale dobrą praktyką może być powiadomienie go, np. e-mailem z informacją że faktura została wystawiona i jest dostępna w systemie). Przemyśl również kwestie awaryjne: co zrobisz, jeśli w dzień wystawienia faktury padnie internet albo KSeF będzie niedostępny? Przepisy pozwalają wtedy wystawić fakturę offline i dostarczyć ją do systemu później – upewnij się, że wiesz jak to zrobić i że zachowasz wymagane terminy. Im więcej takich scenariuszy przećwiczysz lub przynajmniej opiszesz zawczasu, tym spokojniej wejdziesz w nowy system.
- Uwzględnij specyfikę swojej firmy.
Przygotowania do KSeF mogą wyglądać trochę inaczej w zależności od wielkości i rodzaju biznesu. Jeśli jesteś małym przedsiębiorcą, być może wystawiasz kilka faktur w miesiącu – użycie bezpłatnej aplikacji KSeF i ręczne ich wprowadzanie nie będzie wielkim problemem. Jeśli jednak prowadzisz biznes, który generuje dziesiątki czy setki faktur dziennie (np. sprzedaż B2B online), konieczna będzie daleko posunięta automatyzacja – integracja KSeF z systemami sprzedażowymi, by faktury wysyłały się do systemu hurtowo. Z kolei firmy sprzedające głównie konsumentom (B2C) muszą przygotować się na dwutorowość: faktury dla firm przez KSeF, a paragony/faktury dla osób prywatnych – jak dotychczas. To wymaga rozdzielenia procesu sprzedaży i upewnienia się, że przypadkiem nie wyślemy paragonu z NIP do KSeF (bo na razie tego się nie robi), ani nie pominiemy wystawienia e-faktury dla klienta biznesowego.Podsumowując: trzeba zainwestować czas (i trochę pieniędzy) w dostosowanie się technicznie, zorganizować sobie lub pracownikom dostęp i kompetencje, a następnie wcielić KSeF w normalny rytm działania firmy. Dobra wiadomość jest taka, że Ministerstwo Finansów oferuje wsparcie – wspomniana aplikacja KSeF jest dostępna za darmo, istnieje też środowisko testowe, gdzie można poćwiczyć wystawianie e-faktur przed obowiązkowym terminem. Warto z tego skorzystać w 2025 roku, żeby w 2026 nie uczyć się wszystkiego od zera pod presją czasu
Podsumowanie
Kluczowym wspólnym mianownikiem jest rozpoczęcie przygotowań już teraz. Mamy jeszcze trochę czasu do początku 2026 roku, ale właściwe działania (analiza potrzeb, inwestycje w IT, szkolenia, rozmowy z partnerami biznesowymi) wymagają wielu miesięcy pracy. Im wcześniej się tym zajmiemy, tym mniejsze będzie ryzyko przykrych niespodzianek, gdy KSeF stanie się faktem.
