Rozważasz zmianę biura rachunkowego, lecz odkładasz decyzję. Jednak obawy dotyczą formalności, dokumentów i zamieszania. Niepotrzebnie.

Wielu przedsiębiorców przez długi czas nie jest zadowolonych ze swojej księgowości. Jednak mimo to pozostają w dotychczasowym biurze. Powód jest prosty: zmiana biura rachunkowego wydaje się trudniejsza.

Nawet jeśli ta współpraca nie spełnia już oczekiwań.

• „Zgubią się dokumenty przy przekazaniu”
• „Trzeba czekać do stycznia”
• „Będzie luka w rozliczeniach i wezwanie z urzędu”
• „Muszę to wszystko tłumaczyć od zera”
• Stare biuro zrobi problem z wydaniem dokumentacji”

To właśnie te pytania najczęściej powstrzymują przedsiębiorców przed zmianą. A przecież nie musisz organizować tej zmiany sam. Jeżeli zdecydujesz się powierzyć nam swoją księgowość, przeprowadzimy Cię przez cały proces przejęcia obsługi.

Dlaczego przedsiębiorcy tak długo zwlekają ze zmianą biura? Najczęściej nie dlatego, że są zadowoleni. Po prostu obawiają się, że zmiana będzie oznaczała dodatkową pracę, stres i ryzyko.

Nie musisz samodzielnie zastanawiać się, czego potrzebujemy. Po rozpoczęciu współpracy powiemy Ci dokładnie, jakie dokumenty i informacje są niezbędne do przejęcia Twojej księgowości.

A jeśli obecne biuro nie będzie chciało współpracować?”

Nie zakładamy konfliktu ani nie komplikujemy sytuacji. Ustalamy z Tobą zakres dokumentacji potrzebnej do prawidłowego przejęcia obsługi i pomagamy uporządkować cały proces.

„Boję się, że coś zostanie pominięte.”

To jedna z najważniejszych obaw – i właśnie dlatego przejęcie księgowości powinno odbywać się według określonego planu. Nie zaczynamy od przypadkowego przesyłania dokumentów. Najpierw ustalamy, co przejmujemy, od kiedy i jakie informacje są potrzebne.

„Nie mam czasu się tym zajmować.”

I bardzo dobrze. Nie chcemy, żebyś poświęcał swój czas na organizowanie pracy naszego biura. Twoim zadaniem jest prowadzenie firmy. Naszym – prawidłowe prowadzenie Twojej księgowości.

Co możesz zyskać, zmieniając biuro rachunkowe na DEBET?

Zmiana biura może być czymś więcej niż tylko zmianą osoby, która księguje faktury.

To może być moment, w którym porządkujesz sposób obsługi swojej firmy.

W DEBET możesz otrzymać:

• stały kontakt z osobą odpowiedzialną za Twoją księgowość,
• wsparcie zespołu księgowego,
• nadzór menedżera i doradcy podatkowego,
• osobny zespół zajmujący się kadrami i płacami,
• elektroniczny obieg dokumentów,
• nowoczesne rozwiązania informatyczne,
• wsparcie w bieżących kwestiach podatkowych,
• informacje o ważnych zmianach przepisów,
• pomoc w uporządkowaniu procesów księgowych.

Nie chodzi więc tylko o to, żeby ktoś prowadził księgowość”. Chodzi o to, żebyś miał po swojej stronie zespół, do którego możesz się zwrócić, kiedy pojawia się pytanie, problem albo zmiana przepisów.

Jak wygląda zmiana biura rachunkowego z nami?

Krok 1. Zaczynamy od rozmowy

Najpierw poznajemy Twoją firmę. Pytamy o formę działalności, sposób prowadzenia księgowości, liczbę dokumentów, pracowników oraz zakres obecnej obsługi.
Chcemy wiedzieć nie tylko co księgujemy, ale przede wszystkim czego potrzebujesz od nowego biura. Na tym etapie możesz również powiedzieć nam, co nie działało w dotychczasowej współpracy.

Krok 2. Sprawdzamy warunki zakończenia obecnej współpracy

Pomagamy Ci ustalić, kiedy i w jaki sposób można zakończyć współpracę z obecnym biurem. Nie musisz znać się na okresach wypowiedzenia ani procedurze przejęcia dokumentacji. Wspólnie ustalamy bezpieczny termin rozpoczęcia naszej obsługi.

Krok 3. Przygotowujemy plan przejęcia

Kiedy ustalimy datę rozpoczęcia współpracy, przygotowujemy listę dokumentów i danych potrzebnych do przejęcia księgowości.

Zakres zależy od rodzaju działalności, ale może obejmować m.in.:

• księgi lub ewidencje,
• rejestry VAT,
• ewidencję środków trwałych,
• informacje dotyczące rozliczeń podatkowych,
• deklaracje i pliki wysyłane do urzędów,
• dokumentację kadrowo-płacową,
• informacje dotyczące ZUS,
• istotną korespondencję z organami podatkowymi,
• informacje o trwających sprawach i rozliczeniach,
• dane niezbędne do prawidłowego kontynuowania księgowości.

My wskażemy Ci, czego potrzebujemy.

Krok 4. Przejmujemy dokumentację

Po ustaleniu zakresu dokumentacja zostaje przekazana do naszego biura. W zależności od sytuacji może być przekazana elektronicznie lub w formie papierowej. Sprawdzamy otrzymane informacje i przygotowujemy księgowość do rozpoczęcia obsługi. Nie musisz samodzielnie analizować setek dokumentów i zastanawiać się, czy o czymś nie zapomniałeś.

Krok 5. Porządkujemy pełnomocnictwa i dostępy

Jeżeli jest to konieczne, pomagamy uporządkować pełnomocnictwa oraz dostępy potrzebne do prowadzenia księgowości, spraw podatkowych i rozliczeń ZUS. Wskazujemy Ci, co należy zrobić, a co możemy pomóc przygotować lub przeprowadzić w ramach obsługi.

Krok 6. Zaczynamy prowadzić Twoją księgowość

Od ustalonego dnia to my zajmujemy się Twoją księgowością. Ty przekazujesz nam dokumenty zgodnie z ustalonym sposobem, a my zajmujemy się ich dalszą obsługą. Nie musisz zastanawiać się, co dzieje się pomiędzy” przekazaniem faktury a rozliczeniem.

Jakie dokumenty przygotować do zmiany biura?

To zależy od rodzaju prowadzonej działalności i zakresu obsługi, dlatego nie ma jednej uniwersalnej listy dla każdej firmy.

Najczęściej potrzebne są jednak:

• dokumentacja księgowa
• rejestry VAT
• ewidencja środków trwałych
• informacje o rozliczeniach podatkowych
•  deklaracje i wysłane pliki
• dokumentacja kadrowo-płacowa
• dokumentacja ZUS
• informacje dotyczące ulg i odliczeń
• istotna korespondencja z urzędami
• informacje o trwających postępowaniach lub sprawach podatkowych
• dane potrzebne do dalszego prowadzenia księgowości.

Ale spokojnie – nie musisz wiedzieć, które z tych dokumentów dotyczą właśnie Twojej firmy.

Po rozmowie z Tobą przygotujemy listę potrzebną do przejęcia Twojej księgowości.

Czy zmiana biura rachunkowego jest bezpieczna?

Tak, jeżeli jest odpowiednio przygotowana. Kluczowe znaczenie ma zachowanie ciągłości dokumentacji i prawidłowe ustalenie momentu przejęcia obsługi. Dlatego w DEBET nie traktujemy zmiany biura jako jednego podpisu i przekazania kilku plików. Traktujemy ją jak proces, który trzeba zaplanować.

Ustalamy:

co przejmujemy → kiedy przejmujemy → jakie dokumenty są potrzebne → jakie formalności trzeba wykonać → od kiedy odpowiadamy za bieżącą obsługę.

Dzięki temu zmiana może przebiegać spokojnie i bez dezorganizowania pracy firmy.

A co z poprzednim biurem?

Nie musisz obawiać się niezręcznej sytuacji. Zmiana biura rachunkowego jest normalną decyzją biznesową. Może wynikać z rozwoju firmy, zmiany jej potrzeb, oczekiwania większego wsparcia, potrzeby obsługi kadr i płac, cyfryzacji dokumentów albo po prostu z tego, że przedsiębiorca chce mieć inny standard współpracy.

Nie musisz nikomu tłumaczyć, dlaczego chcesz zmienić biuro.

Ważne jest to, żeby nowe biuro zapewniło Ci sprawne przejęcie obsługi.

Nie wybieraj nowego biura tylko na podstawie ceny

Przy zmianie biura warto spojrzeć szerzej niż na miesięczną kwotę na fakturze.

Zapytaj:

Kto będzie prowadził moją księgowość?
Czy mam konkretną osobę do kontaktu?
Czy mogę liczyć na konsultację, kiedy pojawi się problem?
Czy w biurze jest wsparcie podatkowe?
Czy kadry i płace są prowadzone przez osobny zespół?
Jak wygląda obieg dokumentów?
Co dokładnie obejmuje miesięczna cena?
Co dzieje się, kiedy przepisy się zmieniają?
Bo księgowość to nie tylko liczba zaksięgowanych faktur.

To także bezpieczeństwo, dostęp do wiedzy i możliwość uzyskania odpowiedzi wtedy, kiedy naprawdę jej potrzebujesz.

„Chcę zmienić biuro, ale nie wiem, od czego zacząć.”

Zacznij od rozmowy z nami.

Nie musisz najpierw wypowiadać umowy.
Nie musisz kompletować całej dokumentacji.
Nie musisz wiedzieć, jakie formularze trzeba złożyć.
Nie musisz sam organizować przejęcia księgowości.

Powiedz nam po prostu, że rozważasz zmianę.

Przeanalizujemy Twoją sytuację, ustalimy możliwy termin przejęcia i powiemy Ci krok po kroku, co wydarzy się dalej.

W DEBET przejmujemy nie tylko dokumenty.
Przejmujemy odpowiedzialność za dalszą obsługę Twojej księgowości.

Jeżeli obecne biuro nie spełnia już Twoich oczekiwań, nie musisz czekać na „lepszy moment”.
Porozmawiaj z nami.

My zajmiemy się zmianą biura.
Ty możesz spokojnie zająć się swoją firmą.

Biuro Rachunkowe DEBET – księgowość, na której możesz polegać.